Toiminimen kirjanpito – näin teet sen itse tai ulkoistat fiksusti

Opi tärkeimmät asiat yksityisen elinkeinonharjoittajan kirjanpidosta

Kun ryhdyt toiminimiyrittäjäksi, sinusta tulee kirjanpitovelvollinen. Voit tehdä kirjanpidon itse tai ulkoistaa sen yksityiselle kirjanpitäjälle, tilitoimistolle tai jollekin verkossa toimivalle kirjanpitopalvelulle.

Tämän artikkelin lukemalla tutustut kaikkiin edellä mainittuihin vaihtoehtoihin ja sisäistät tärkeimmät perusasiat yksityisen elinkeinonharjoittajan eli toiminimen kirjanpidosta.

Samalla opit välttämään yleisimmät virheet, joita monet aloittavat toiminimiyrittäjät tekevät pakertaessaan itse kirjanpidon parissa.

 

Mitä on kirjanpito – ja miksi sitä tehdään?

Kirjanpito tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että kaikista yritystoimintaasi liittyvistä tuloista ja menoista pidetään kirjaa. Kun saat asiakkaaltasi rahaa tai ostat tarvikkeita tai palveluita liiketoimintaasi varten, tapahtumasta tulee tehdä merkintä kirjanpitoon.

Kirjanpidon tekeminen ei ole vapaaehtoista, vaan kyseessä on lakisääteinen velvollisuus, josta on määrätty kirjanpitolaissa.

Huolellisesti tehdyn kirjanpidon pohjalta sinun tai kirjanpitäjäsi on helppo antaa Verohallinnolle tietoa yrittäjänä tekemistäsi tienesteistä. Näin päädyt maksamaan oikean määrän veroa ja pidät verokarhun tyytyväisenä. Toiminimiyrittäjänä sinun on annettava veroilmoitus aina keväisin. Voit täyttää ilmoituksen itse tai jättää sen kirjanpitäjäsi tehtäväksi.

Yritystoimintasi tulos selvitetään kirjanpidon pohjalta tilikausittain. Yksi tilikausi kestää normaalisti 12 kuukautta, mutta yritystoiminnan alussa tai lopussa ajanjakso voi olla lyhyempikin. Useimmilla toiminimiyrittäjillä tilikausi ajoittuu aikavälille 1.1.-31.12.

Kirjanpito on kuitenkin paljon muutakin kuin pelkkää tulojen ja menojen kirjaamista. Tehdäksesi kirjanpidon oikein, sinun tulee ymmärtää esimerkiksi se, miten arvonlisäveron kanssa toimitaan tai miten markkinointikulujen ja edustuskulujen verovähennyskelpoisuus eroaa toisistaan.

Vastaavia esimerkkejä löytyy paljon lisää, mutta palaamme niihin hieman tuonnempana. Todettakoon kuitenkin lyhyesti, että toiminimen kirjanpidon tekeminen itse vaatii aina jonkin verran viitseliäisyyttä ja uusien asioiden oppimista.

Myös muut tahot kuin verottaja arvostavat oikein tehtyä kirjanpitoa. Sinä itse voit tutkia kirjanpidosta myyntimääriesi kehittymistä ja yritystoimintasi kulurakennetta. Nämä tiedot voivat auttaa sinua kehittämään yritystoimintaasi.

Huolellisesti tehdystä kirjanpidosta tilinpäätöksineen voi olla hyötyä myös silloin, jos haet starttirahalle jatkoa tai haluat saada asuntolainaa pankista. Jos olet päätoiminen yrittäjä, pankki saattaa haluta syynätä tilinpäätöstäsi saadakseen tietoa tulotasostasi ja maksukyvystäsi.

Toisin kuin osakeyhtiöt, toiminimiyrittäjät voivat tiettyjen ehtojen täyttyessä tehdä kirjanpitonsa yhdenkertaisena. Katsotaan seuraavaksi, mitä yhdenkertainen kirjanpito käytännössä tarkoittaa.

 

Mitä eroa on yhdenkertaisella ja kahdenkertaisella kirjanpidolla?

Muista yritysmuodoista poiketen yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat tehdä kirjanpitonsa yhdenkertaisena. Samasta asiasta käytetään usein myös puhekielistä ilmaisua yksinkertainen kirjanpito.

Käytännössä yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa, että toiminimesi tulot ja menot kirjataan sille päivälle, jona maksu tapahtuu. Jos asiakkaasi maksu saapuu tilillesi 5. kesäkuuta, kirjaus tehdään kyseiselle päivämäärälle. Yhdenkertainen kirjanpito on näin ollen maksuperusteista.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjaus tehdään yhdelle tilille. Esimerkkejä erilaisista tileistä voivat olla esimerkiksi toimistotarvikekulut, ostot tai tilavuokrat. Käytettävien tilien määrä ja nimikkeet voivat vaihdella liiketoiminnan luonteesta ja laajuudesta riippuen.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumat sen sijaan merkitään aina vähintään kahdelle tilille. Liiketapahtuma kirjataan toisen tilin vasemmalle puolelle ja toisen tilin oikealle puolelle. Näitä puolia kutsutaan debetiksi ja kreditiksi. Debet osoittaa sen, mihin raha kohdistuu. Kredit puolestaan kertoo, mistä raha on peräisin.

Kuvitellaan, että lähetät asiakkaallesi 500 euron (alv 0) laskun.

Tällöin kyseinen summa merkittäisiin Myyntisaamiset-tilin debet-puolelle ja Myynnit-tilin kredit-puolelle.

Asiakkaan maksaessa rahat tilillesi kirjaus tehdään Myyntisaamiset-tilin kredit-puolelle ja pankkitilin debet-puolelle.

Myös arvonlisäverosta tehdään omat kirjauksensa, jos kuulut arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjaus olisi tehty vasta siinä vaiheessa, kun asiakas maksaa laskun.

Kahdenkertainen kirjanpito on suoriteperusteista. Tämä tarkoittaa, että tapahtumat kirjataan sen ajankohdan mukaan, jolloin myyjä on luovuttanut tavaran tai palvelun asiakkaalle. Meno puolestaan kirjataan sille päivälle, jolloin ostajana olet vastaanottanut palvelun tai tavaran.

Käytännössä kahdenkertainen kirjanpito kertoo sinulle, mihin olet rahaa käyttänyt, mistä olet itse saamassa rahaa ja mitä laskuja sinulla on vielä maksamatta. Näin ollen toiminimen taloustilanteen seuraaminen on reaaliaikaisempaa verrattuna yhdenkertaiseen kirjanpitoon, jossa velat ja varat jätetään peruskirjanpidossa huomioimatta.

Yhdenkertainen kirjanpito soveltuu kuitenkin mainiosti pienimuotoiseen tai hyvin samankaltaisena toistuvaan liiketoimintaan, jossa liiketapahtumat koostuvat pääasiassa tuloista ja menoista. Varsin monen toiminimiyrittäjän liiketoiminta täyttää nämä kriteerit.

 

Milloin toiminimiyrittäjä voi tehdä kirjanpidon yhdenkertaisena?

Tilitoimistot tekevät useimmiten myös toiminimiyrittäjien kirjanpidon kahdenkertaisena omilla ohjelmistoillaan. He ovat tottuneet siihen, koska kaikkien muiden yritysmuotojen kirjanpito tulee joka tapauksessa tehdä kahdenkertaisena.

Jos teet kirjanpitoa itse, voit kuitenkin tehdä sen yhdenkertaisena, jos korkeintaan yksi seuraavista ehdoista toteutuu:

  • taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
  • liikevaihto tai sitä vastaava tuotto on yli 200 000 euroa
  • yrityksesi palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Ehtona yhdenkertaiselle kirjanpidolle on myös se, että tilikautesi on kalenterivuosi.

Jos kaksi tai kolme ehtoa toteutuu, joudut pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa. Sama pätee tilanteisiin, joissa haluat tilikaudeksesi muun ajanjakson kuin kalenterivuoden.

Vaikka liikkeenharjoittajana tekisit kirjanpitosi yhdenkertaisena, sinun on kuitenkin myöhemmin oikaistava se suoriteperusteiseksi verotusta varten. Yleensä liikkeenharjoittajat ovat kuitenkin ulkoistaneet kirjanpitonsa, jolloin asiasta ei tarvitse huolehtia itse.

 

Miten toiminimen kirjanpito tehdään itse?

Mitä pienimuotoisempaa, yksinkertaisempaa ja samankaltaisena toistuvaa yritystoimintasi on, sitä perustellumpaa voi olla tehdä toiminimen kirjanpito itse.

Yksinkertaisimmillaan voit tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa kirjaamalla Exceliin tiedot kaikista myynneistäsi, ostoistasi sekä näihin myynteihin ja ostoihin sisältyvistä arvonlisäveroista – olettaen toki, että olet liittynyt arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.

Merkitse myös päivämäärä, käytetty kirjanpidon tili sekä tositenumero, jonka perusteella kirjaus voidaan yhdistää oikeaan tositteeseen – esimerkiksi laskuun. Pidä tositteet visusti tallessa.

Linkin takaa löydät esimerkkejä ilmaisista kirjanpitopohjista, joita voit hyödyntää yhdenkertaista kirjanpitoa tehdessäsi.

Arvonlisäverovelvollisuuden raja ylittyy, jos 12 kuukauden mittaiselle tilikaudelle suhteutettu liikevaihtosi on yli 15 000 euroa.

Kuvitellaan, että olet toiminimiyrittäjä ja olet liittynyt arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tammikuussa sinulla on yksi myyntitapahtuma ja yksi osto.

Olet myynyt palvelun asiakkaallesi 1240 eurolla (1000€ + alv 24 %) ja ostanut yritystoimintaasi varten työkoneen 620 eurolla (500€ + alv 24 %).

Teet kyseisistä liiketapahtumista merkinnät Exceliin tammikuun kohdalle. Verohallinnolle maksettava arvonlisävero kyseiseltä kuukaudelta on 240€ – 120€ = 120 euroa.

Normaalisti yritykset tilittävät arvonlisäverot Verohallinnolle joka kuukausi. Tarpeeksi pieni liikevaihto oikeuttaa sinut kuitenkin maksamaan arvonlisäverot neljännesvuosittain tai vain kerran vuodessa.

Kertavuosittaisen alv-tilityksen voit tehdä, jos liikevaihtosi – eli myyntiesi määrä ilman arvonlisäveron osuutta – jää alle 30 000 euron.

Tämä säästää sinulta aikaa, kun arvonlisäveroja ei tarvitse ilmoittaa ja maksaa joka kuukausi. Voit valita itsellesi sopivan verokauden jo toiminimen perustamisen yhteydessä tai muuttaa sitä myöhemmin.

Arvonlisäverot voit ilmoittaa ja maksaa sähköisesti OmaVerossa, josta näet myös seuraavan arvonlisäveroilmoituksesi eräpäivän.

Muista ainakin nämä velvollisuudet, jos teet toiminimen yhdenkertaisen kirjanpidon itse

  • Kirjaa ylös kaikki myynnit ja ostot päivämäärineen, selitteineen ja arvonlisäveroineen.
  • Merkitse myös käytetty kirjanpidon tili (esim. Myynnit-tili) sekä tositenumero, jolla saat yhdistettyä kirjauksen tositteeseen.
  • Ota jokaisesta myynnistä tai ostosta talteen tosite eli esimerkiksi kuitti, myyntilasku tai ostolasku. Varmista, että jokaiselle tiliotteella näkyvälle myynnille ja ostolle löytyy tosite.
  • Pidä tallessa kaikki muutkin yritystoimintaasi liittyvät tositteet kirjanpitolain vaatiman ajan.
  • Säilytä kirjanpitoasi ja tositteitasi niin, ettet ole ongelmissa, jos tietokoneesi ja kovalevysi sanoo sopimuksensa irti.
  • Kirjaudu OmaVeroon säännöllisesti, jotta pysyt perillä kirjanpitoon ja verotukseen liittyvistä tärkeistä päivämääristä.
  • Laske ja maksa arvonlisäverot OmaVerossa verokautesi mukaisesti.
  • Täytä toiminimen veroilmoitus OmaVerossa viimeistään seuraavana keväänä.

Edeltävä listaus saattoi kuulostaa yksinkertaiselta. Tosielämässä saatat kuitenkin kirjanpitoa tehdessäsi törmätä nopeasti erilaisiin kysymyksiin, joiden kohdalla sormi voi mennä suuhun.

Seuraavassa kappaleessa käymme läpi tyypillisimpiä esimerkkejä tällaisista tilanteista.

 

Miksi kirjanpidon ulkoistaminen on yleensä suositeltavaa?

Kirjanpidon ulkoistaminen on usein suositeltavaa, koska kirjanpidon tekeminen oikein vaatii riittävää asiantuntemusta esimerkiksi erilaisten kulujen vähennyskelpoisuudesta sekä arvonlisäveron käyttäytymisestä eri tilanteissa.

Käy läpi alla oleva listaus kysymyksiä. Monet niistä saattavat koskea sinua, vaikka toimintasi olisi hyvin pienimuotoista ja sivutoimista.

Jos et osaa vastata esimerkiksi verovähennyksiä koskeviin kysymyksiin, et todennäköisesti pysty hyötymään vähennyksistä täysimääräisesti.

Se tarkoittaa, että tulet maksaneeksi veroja enemmän kuin sinun on pakko.

Ammattimainen kirjanpitäjä huolehtii siitä, että kirjanpitosi on tehty lain pykälien mukaan ja kaikki mahdolliset kulut ja vähennykset tulee huomioitua.

Sinä puolestaan voit keskittyä varsinaiseen liiketoimintaasi, josta asiakkaasi sinulle maksavat.

 

Näihin kysymyksiin kirjanpitäjäsi osaa vastata, kun soitat hänelle kolmelta aamuyöstä:

  • Miten arvonlisäveron kanssa toimitaan, jos myyt tai ostat palveluja tai tavaroita ulkomailta?
  • Mitä tarkoittaa rakennusalan käännetty arvonlisäverovelvollisuus?
  • Voiko potentiaaliselle asiakkaalle ostetun vodkapaukun merkitä kirjanpitoon yrityksen kuluksi? Entä onko kyseessä markkinointikulu vai edustuskulu, ja mitä väliä kululuokituksella ylipäätään on?
  • Milloin yritystoimintaa varten ostetun kalliin työkoneen voi merkitä kirjanpitoon kuluksi kerralla ja milloin ostos pitää vähentää poistoina? Ja mitä poisto edes tarkoittaa?
  • Miten saat palkansaajien kilometrikorvauksia ja päivärahoja vastaavat vähennykset talteen asiakaskäynneistä ja muista mahdollisista työmatkoista?
  • Milloin autosi tai asuntosi lasketaan kuuluvaksi elinkeinotoimintasi nettovarallisuuteen, joka puolestaan vaikuttaa siihen, miten toiminimesi tulos jakautuu verotettavaksi ansio- ja pääomatulona?
  • Onko työmatkalla saatu parkkisakko yritystoiminnan vähennyskelpoinen kulu?
  • Kannattaako toiminimen eläkevakuutus vähentää toiminimen veroilmoituksella vai henkilökohtaisella veroilmoituksella, jotta päädyt maksamaan mahdollisimman vähän veroja?
  • Saako kolme kuukautta ennen toiminimen perustamista ostetun kannettavan tietokoneen merkitä kirjanpitoon kuluksi, jos käytät tietokonetta yritystoiminnassasi?
  • Mitä eroa on maksuperusteisella ja suoriteperusteisella arvonlisäverolla, ja miten kyseinen ero vaikuttaa arvonlisäverojen tilitykseen?
  • Mikä on arvonlisäveron alarajahuojennus, jota voit hakea, jos liikevaihtosi on riittävän pieni?
  • Milloin on rahallisesti järkevää vaatia toiminimen veroilmoituksella, että koko toiminimen tulos verotetaan ansiotulona?

Kirjanpidossa on siis kyse paljon muustakin kuin tulojen ja menojen kirjaamisesta. Kuten esimerkiksi toiminimen verotuksesta ja verovähennyksistä.

Kirjanpidon ulkoistamista ei välttämättä kannatakaan ajatella kuluna. Et todennäköisesti säästä mitään, jos teet kirjanpidon itse, mutta et tiedonpuutteen takia pysty hyötymään kaikista mahdollisista verovähennyksistä.

Hyvä kirjanpitäjä sen sijaan auttaa sinua säästämään rahaa.

 

Millaisia vaihtoehtoja kirjanpidon ulkoistamiseen on olemassa?

Kirjanpitäjä on säätelemätön ammattinimike, eli periaatteessa kuka tahansa voi käyttää sitä.

Mikään ei estä sinua ulkoistamasta kirjanpitoasi ystävälle tai sukulaiselle tai aivan kenelle tahansa henkilölle, johon luotat. Toivottavasti kuitenkin tällöin varmistat, että kyseinen henkilö osaa kirjanpitoa riittävällä tavalla.

Yleensä turvallisinta on ulkoistaa kirjanpito sellaiselle henkilölle tai taholle, joka tekee kirjanpitoa työkseen. Käytännössä tämä tarkoittaa:

  • yksityistä kirjanpitäjää
  • hieman isompaa tilitoimistoa tai
  • verkossa toimivaa kirjanpitopalvelua.

Yksityisellä kirjanpitäjällä tarkoitamme henkilöä, joka toimii yksin. Suomesta löytyy toki paljon myös yhden henkilön tilitoimistoja.

Useamman työntekijän työllistävä tilitoimisto voi jatkuvuuden kannalta olla parempi vaihtoehto, jos kirjanpitäjäsi esimerkiksi sairastuu tai vaihtaa alaa. Tällöin uusi vastuuhenkilö löytyy samasta talosta, eikä sinun tarvitse itse lähteä etsimään uutta kirjanpitäjää.

Kirjanpidon ulkoistaminen ei tarkoita, että voit elää kuin pellossa. Sinun tulee ottaa talteen tositteet kaikista myynneistäsi, ostoistasi ja muista yritystoimintaasi liittyvistä liiketapahtumista.

Sovi kirjanpitäjäsi kanssa aikataulut, koska tositteiden viimeistään on oltava perillä hänen käytössään. Tositteiden pohjalta kirjanpitäjä pystyy tekemään tarvittavat ilmoitukset verottajalle.

 

Entä mitä ovat sähköiset kirjanpitopalvelut?

Viime vuosina verkkoon on ilmestynyt myös paljon erilaisia toiminimen kirjanpitopalveluita. Parhaiten ne sopivat sellaisille toiminimiyrittäjille, jotka lähettävät asiakkailleen laskuja.

Sähköistä kirjanpitopalvelua käyttäessäsi kirjaudut valitsemaasi palveluun netissä, luot laskun ja lähetät sen asiakkaallesi. Samaan paikkaan lisäät myös sähköisesti tositteet yritystoimintaasi liittyvistä ostoista ja hankinnoista.

Myös paperilaskujen lähettäminen onnistuu, jos asiakkaasi syystä tai toisesta sellaisen haluaa. Sinä luot laskun sähköisesti ja kirjanpitopalvelun tulostuspalvelu muuntaa laskun paperimuotoon ja lähettää sen asiakkaallesi. Muita vaihtoehtoja ovat sähköpostilasku ja verkkolasku.

Lähettämiesi laskujen ja palveluun lisäämiesi ostotositteiden pohjalta kirjanpitopalvelu muodostaa sähköisesti kirjanpitosi ja huolehtii samalla kaikista tarvittavista ilmoituksista verottajan suuntaan. Sinun ei siis tarvitse itse tehdä arvonlisäveroilmoituksia tai täyttää toiminimen veroilmoitusta.

Voit ajatella kirjanpitopalvelut ikään kuin verkon kautta toimivina digitaalisina tilitoimistoina. Usein nämä palvelut voivat hoitaa puolestasi myös yksityisen elinkeinonharjoittajan perustamisilmoituksen tekemisen.

Sähköisissä kirjanpitopalveluissa kirjanpidosta vastaa yleensä useammista kirjanpitäjistä koostuva tiimi, johon saat tarvittaessa yhteyden puhelimitse, sähköpostilla tai chatin kautta.

Esimerkkejä verkossa toimivista sähköisistä laskutus- ja kirjanpitopalveluista ovat esimerkiksi OP Kevytyrittäjä ja Ukko Toiminimi. Erilaisista nimistään huolimatta kyse on samankaltaisista palveluista.

OP Kevytyrittäjä -palvelun asiakas saa oman y-tunnuksen, jolloin hän on yksityinen elinkeinonharjoittaja eli puhekielisesti toiminimiyrittäjä.

Kevytyrittäjä on epävirallinen termi, joka on alkujaan kehitetty markkinointikäyttöön. Siksi sillä saatetaan palvelusta riippuen tarkoittaa eri asioita.

Yleensä kevytyrittäjällä tarkoitetaan henkilöä, joka laskuttaa työnsä laskutuspalveluyrityksen kautta ilman omaa y-tunnusta. OP Kevytyrittäjän kohdalla näin ei kuitenkaan ole, vaan palvelun käyttäjä on yksityinen elinkeinonharjoittaja.

 

Mihin asioihin kirjanpitäjän tai tilitoimiston valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota?

Hyvä kirjanpitäjä, tilitoimisto tai kirjanpitopalvelu toiminimelle voi löytyä esimerkiksi seuraavia asioita pohtimalla:

  • Onko sinulla tarvetta tavata kirjanpitäjääsi kasvotusten? Jos ei, kirjanpitäjän sijainnilla ei ole paljoakaan merkitystä.
  • Tunteeko tilitoimisto toimialaasi? Tällä on eniten merkitystä, jos toimialasi verotus- tai kirjanpitokäytäntöihin liittyy erityissäännöksiä.
  • Hoitaako kirjanpitoasi yksi henkilö vai isompi kirjanpitotiimi? Mitä tapahtuu, jos vastuuhenkilö sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa?
  • Kuinka helposti saat tarvittaessa kirjanpitäjäsi kiinni? Voiko kirjanpitäjälle soittaa koska tahansa vai onko sähköposti suositeltu yhteydenottotapa?
  • Kuinka paljon kirjanpito maksaa? Selvitä, mitä kaikkea pakettiin kuuluu. Onko esimerkiksi neuvonta tai veroilmoituksen tekeminen osa hintaa vai veloitetaanko niistä erikseen?
  • Miten toimitat tositteet kirjanpitäjälle? Jos haluat sulloa paperikuitteja kirjekuoreen, kelpaako kyseinen toimitustapa myös kirjanpitäjällesi?
  • Jos puolestaan haluat lähettää kirjapitoaineistot sähköisesti, millä tavalla se onnistuu?

 

Paljonko on toiminimen kirjanpidon hinta ulkoistettuna?

Toiminimen kirjanpidon hinta riippuu täysin liiketoiminnan laajuudesta ja liiketapahtumien määrästä. Sivutoiminen yrittäjä, jolla on vähän tilitapahtumia, voi päästä alle 50 eurolla kuukaudessa. Joillakin toimialoilla päätoimisen toiminimiyrittäjän kirjanpidon hinta voi hyvin nousta satoihin euroihin kuukaudessa.

Hinnat vaihtelevat myös siksi, että tilitoimistojen hinnoittelumalleissa on eroja. Toiminimen kirjanpidon hinta voi perustua tositteiden määrään tai se voi olla täysin kiinteä.

Toiminimen veroilmoituksen ja tilinpäätöksen tekeminen voidaan veloittaa erikseen tai ne voivat sisältyä kiinteään kuukausihintaan. Myös erilaiset yhdistelmät eri veloitustavoista ovat mahdollisia.

Toiminimiyrittäjille on nykyään tarjolla myös sähköisiä palveluita, joissa maksat kirjanpidosta vain silloin, kun oikeasti laskutat jotain asiakkailtasi.

Tällaiset palvelut voivat olla hyvä vaihtoehto sellaisille toiminimiyrittäjille, jotka laskuttavat vain satunnaisesti.

Tällöin et joudu sitoutumaan kiinteisiin kirjanpitomaksuihin, jos sinulla jonain kuukautena ei esimerkiksi ole lainkaan laskutettavaa.

Alla näet kolme satunnaisesti poimittua ja suuntaa-antavaa esimerkkiä kirjanpidon hinnoittelusta suomalaisissa tilitoimistoissa. Kuten huomaat, tositteidesi määrä vaikuttaa olennaisesti toiminimen kirjanpidon hintaan.

Jotkut tilitoimistot tarjoavat pienille yrityksille myös mahdollisuutta niin sanotun vuosikirjanpidon tekemiseen, jolloin hinta voi olla aavistuksen verran halvempi.

Alle 30 000 euron liikevaihdolla yrittäjä tai yritys voi ilmoittaa ja maksaa arvonlisäverot kerran vuodessa. Tällöin kirjanpitoa ei tarvitse tehdä arvonlisäveroilmoituksia varten joka kuukausi.

Myös paikkakunta voi vaikuttaa tilitoimiston hintaan. Pienillä paikkakunnilla paikallisen kirjanpitäjän hinta on yleensä jonkin verran halvempi pääkaupunkiseudulla tai suurissa kaupungeissa toimiviin kirjanpitäjiin verrattuna.

Myös oma säntillisyytesi voi vaikuttaa hintaan. Toimita kirjanpitäjän pyytämät tositteet aina ajoissa ja hyvässä järjestyksessä. Selvennä myös tarvittaessa esimerkiksi ostojen osalta, miten kyseinen kulu liittyy yritystoimintaasi.

Lähikaupasta haetut mokkapalat eivät ole yrityksesi kulu, jos et selvennä, että kyse on liikeneuvotteluiden tarjoiluista. Kerro kirjanpitäjälle myös se, kenelle mokkapaloja syötit ja miksi.

Jos kirjanpitäjäsi joutuu jatkuvasti kyselemään sinulta puuttuvien tositteiden perään tai selvittelemään epäselviä merkintöjäsi, kirjanpidon hinta todennäköisesti kasvaa.

 

Mitä toiminimen veroilmoitus ja tilinpäätös maksavat?

Toiminimen veroilmoitus ja tilinpäätös maksavat yleensä yhdessä noin 150-300 euroa, jos ne veloitetaan erikseen. Joissakin palveluissa tilinpäätös ja veroilmoitus on sisällytetty kirjanpidon kiinteään kuukausihintaan. Tarkista aina oman tilitoimistosi tai kirjanpitopalvelusi ehdot palveluntarjoajan hinnastosta.

Hinta voi olla mainittua halvempi, jos liiketoiminta on hyvin pientä. Jos liiketapahtumia ja tilinpäätöksen tekemisessä huomioitavia asioita kuitenkin on paljon, myös kustannukset voivat kohota.

Varsin tavanomainen hinta päätoimisen toiminimiyrittäjän kirjanpidolle on noin 600-1500 euroa vuodessa, kun mukaan lasketaan myös veroilmoitus ja tilinpäätös.

Todettakoon vielä kerran, että hinta on suuntaa-antava, koska liiketapahtumien määrä vaihtelee ja kahta samanlaista toiminimiyrittäjää ei ole olemassa.

Satunnaisesti laskuttava sivutoiminen yrittäjä voi selvitä paljon pienemmilläkin kuluilla.

 

Voit vähentää kirjanpidon kustannukset toiminimesi verotuksessa

Kirjanpidosta maksamasi hinta on toiminimellesi yritystoimintaan liittyvä kulu. Kulu pienentää toiminimesi tulosta, josta maksat veroa. Kun tulos on pienempi, veroa maksetaan pienemmästä summasta, jolloin myös veron määrä luonnollisesti pienenee.

Tätä tarkoitetaan, kun sanotaan, että kirjanpito on toiminimelle vähennyskelpoinen kulu.

 

Kuinka pitkä on toiminimen kirjanpitoaineiston säilytysaika?

Tähän mennessä olet varmasti sisäistänyt sen, että toiminimiyrittäjänä sinun pitää ottaa talteen tositteet kaikista myynneistä, ostoista ja muistakin yritystoimintaasi liittyvistä tapahtumista. Nämä tositteet sinun on myös pidettävä tallessa vielä senkin jälkeen, kun tilikausi on päättynyt.

Toiminimen kirjanpidon säilytysaika on 6-10 vuotta aineistolajista riippuen. Tositteet, kuten kuitit, myyntilaskut ja ostolaskut, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Kirjausten aikajärjestyksen osoittavat kirjanpidot sekä tilinpäätökset sen sijaan on säilöttävä vähintään kymmeneksi vuodeksi tilikauden päättymispäivästä lukien.

Verohallinto ei todennäköisesti tule koskaan kyselemään kirjanpitoaineistojesi perään. Jos he kuitenkin niin syystä tai toisesta tekevät, kirjanpidon aineistojen on silloin löydyttävä.

Sovi siis jo hyvissä ajoin etukäteen kirjanpitäjäsi kanssa, miten kirjanpidon aineistojen säilytys hoidetaan tilikauden päätyttyä. Jos teet kirjanpitoa itse, huolehdi siitä, että aineistot ovat varmassa tallessa, vaikka tietokoneesi tai kovalevysi sanoisi sopimuksensa lopullisesti irti.

 

Millaisia erilaisia termejä toiminimen kirjanpitoon liittyy?

Toiminimen kirjanpitoon liittyy monia termejä, joista läheskään kaikkia emme ole vielä ehtineet tarkemmin käsitellä tässä artikkelissa.

Alta voit lukea, mitä tarkoittavat toiminimen kirjanpitoon liittyvät termit tosite, tilinpäätös, tase, tuloslaskelma, tilikausi sekä maksuperusteinen ja suoriteperusteinen kirjanpito.

 

Mitä tosite tarkoittaa?

Tosite on todiste jostakin yrityksesi toimintaa koskevasta liiketapahtumasta. Tutuimpia esimerkkejä tositteista ovat kuitit sekä myynti- ja ostolaskut. Aina kun myyt tai ostat jotain, muista napata tosite talteen.

Tosite tarkoittaa kuitenkin myös montaa muutakin asiaa kuin vain kuittia tai laskua. Esimerkiksi yritystoimintaasi liittyvät tiliotteet, sopimukset, kauppakirjat ja ajopäiväkirjat ovat myös tositteita.

Jos ulkoistat kirjanpitosi, muista aina sopia kirjanpitäjäsi kanssa tarkasti, mitä tositteita hän tarvitsee ja milloin niiden tulisi viimeistään olla perillä. Kirjanpitäjäsi tarvitsee tositteet ajoissa käyttöönsä, jotta hän pystyy antamaan arvonlisäveroilmoituksen Verohallinnolle. Tositteiden tarjoamaa tietoa tarvitaan myös veroilmoituksen tekemiseen.

 

Mikä on tilinpäätös?

Toiminimen tilinpäätös on tilikaudelta tehtävä laskelma, joka kertoo yritystoiminnan tuloksen ja varallisuusaseman. Tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman ja liitetiedot. Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä.

Jos toiminimen tilikausi kuitenkin on kalenterivuosi, käytännössä tilinpäätöksen tekemiseen on aikaa vain kolme kuukautta. Toiminimiyrittäjien on jätettävä veroilmoitus viimeistään huhtikuun alussa (2022), ja tilinpäätös laaditaan ennen veroilmoituksen jättämistä.

Tilinpäätöksen laatiminen vaatii kirjanpidon osaamista. Mikään ei toki estä tilinpäätöksen tekemistä itse, mutta yleensä turvallisempaa on jättää asia oman kirjanpitäjän harteille.

 

Milloin toiminimiyrittäjän on laadittava tilinpäätös?

Toiminimiyrittäjän ei useimmissa tilanteissa tarvitse laatia tilinpäätöstä.

Toiminimen tilinpäätös on pakollinen vain, jos tilikautesi on muu kuin kalenterivuosi tai kahdella peräkkäisellä tilikaudella ylität kaksi seuraavista rajoista:

  • taseen loppusumma 350 000 euroa
  • toiminimen liikevaihto 700 000 euroa
  • palveluksessasi on tilikauden aikana keskimäärin 10 henkilöä.

Käytännössä yllä luetellut rajat ovat toiminimiyrittäjille sen verran suuria, että useimmissa tilanteissa tilinpäätös on pakollinen vain, jos tilikautesi on muu kuin kalenterivuosi (1.1.-31.12.).

Jos olet ulkoistanut kirjanpitosi kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle, tilinpäätöksen tekemättä jättäminen ei yleensä merkittävästi vähennä kirjanpitosi tekemiseen kuluvaa aikaa ja sitä kautta kustannuksia.

Monet tilitoimistot laativat tilinpäätöksen automaattisesti kaikille toiminimiasiakkailleen, vaikka tilinpäätöksen tekemisen ehdot eivät täyttyisikään.

Tilinpäätös auttaa varmistamaan, että kirjanpito täsmää. Myös veroilmoitus voidaan muodostaa suoraan tilinpäätöstietojen perusteella.

 

Mitä tase tarkoittaa ja mitä se kertoo?

Tilinpäätökseen sisältyvä tase on raportti, josta ilmenee yritystoiminnan taloudellinen tila tilinpäätöksen laatimishetkellä. Tase koostuu kahdesta puolesta, joiden nimet ovat vastaavaa ja vastattavaa.

Vastaavaa-kohta kertoo yrityksen varallisuudesta ja vastattavaa-kohta siitä, millä tavalla kyseinen varallisuus on rahoitettu.

Molempien puoliskojen tulee olla loppusummiltaan samansuuruiset.

Esimerkki: Olet ottanut pankista toiminimellesi 5000 euron lainan. Vastaavaa-puolelta kyseinen erä löytyy Rahat ja pankkisaamiset -kohdan alta. Vastattavaa-puolelle sama summa merkitään Vieras pääoma -kohdan alle.

 

Mitä toiminimen tuloslaskelma kertoo?

Toiminimen tuloslaskelma kertoo yritystoiminnan kannattavuudesta tietyn ajanjakson, kuten tilikauden (esim. 1.1.-31.12.) aikana. Tuloslaskelmasta näet toiminimesi tuotot, kulut ja sen, paljonko voittoa jäi viivan alle.

Tulos voi toki olla myös tappiollinen, jos esimerkiksi ensimmäisenä toimintavuotena kuluja on paljon, mutta myynti ei vielä ole lähtenyt vetämään.

 

Mitä tarkoittaa tilikausi?

Toiminimen tilikausi tarkoittaa sitä ajanjaksoa, jolta yritystoiminnan tulos selvitetään. Useimmilla toiminimiyrittäjillä tilikausi on kalenterivuoden (1.1.-31.12.) mittainen, mutta halutessasi voit valita muunkin aikavälin.

Tilikauden on kuitenkin pakko olla kalenterivuosi, jos toiminimen kirjanpito tehdään yhdenkertaisena.

Ensimmäinen tilikautesi alkaa siitä päivästä, jolloin perustat yrityksen. Yritystoiminnan alussa tilikausi voi poikkeuksellisesti olla pidempi tai lyhyempi kuin 12 kuukautta. Enimmäispituus kuitenkin on 18 kuukautta.

Jos toiminimesi kirjanpito kuitenkin tehdään yhdenkertaisena, tilikauden maksimipituus on 12 kuukautta. Käytännössä ensimmäinen tilikausi päättyy tällöin perustamisvuoden viimeisenä päivänä. Sen jälkeen tilikausi on aina kalenterivuosi.

 

Mitä maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa?

Maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa, että tulot ja menot merkitään kirjanpitoon vasta sille päivälle, jona tilille tulee tai sieltä lähtee rahaa. Jos siis lähetät laskun asiakkaallesi 1. kesäkuuta ja asiakas maksaa sen 14. kesäkuuta, kirjaus tehdään jälkimmäiselle päivälle. Toiminimen yhdenkertainen kirjanpito on maksuperusteista.

Pienyrittäjänä voit ehtojen täyttyessä tilittää myös arvonlisäverot maksuperusteisesti – lisätietoa asiasta löydät linkin takaa.

 

Mitä suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa?

Suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa, että tulo tai meno kirjataan, kun tuote tai palvelu on luovutettu tai vastaanotettu. Maksuajankohta ei ole määräävä tekijä.

 

Loppuyhteenveto: Mitkä ovat tärkeimpiä asioita, jotka uuden yrittäjän pitää kirjanpidosta ymmärtää?

Tässä vaiheessa sinulle on toivottavasti muodostunut jonkinlainen yleiskuva toiminimen kirjanpidosta ja tärkeimmistä siihen liittyvistä asioista.

Teitpä toiminimen kirjanpidon itse tai ulkoistit sen, muista seuraavat asiat:

  • Yksityiseksi elinkeinonharjoittajaksi ryhtyminen tekee sinusta kirjanpitovelvollisen. Mieti jo ennen toiminimen perustamista, teetkö kirjanpidon itse vai ulkoistatko sen kirjanpitäjälle, tilitoimistolle tai verkossa toimivalle kirjanpitopalvelulle.
  • Huolehdi kaikista yritystoimintasi liiketapahtumista tosite talteen ja toimita se kirjanpitäjällesi. Tilikauden jälkeen pidä kuitit, myyntilaskut, ostolaskut, sopimukset ja muut liiketoimintaasi liittyvät asiakirjat tallessa kirjanpitolain vaatiman ajan.
  • Toiminimen kirjanpito voidaan muista yritysmuodoista poiketen tehdä yhdenkertaisena. Se tarkoittaa, että merkitset tulot ja menot kirjanpitoosi sitä mukaan, kun rahaa saapuu tilille tai lähtee sieltä. Merkinnät tehdään yhdelle kirjanpidon tilille toisin kuin kahdenkertaisessa kirjanpidossa.
  • Pienessä, yksinkertaisessa ja samankaltaisena toistuvassa liiketoiminnassa kirjanpidon pystyy tekemään myös itse. Ammattilaisen pestaaminen voi kuitenkin olla fiksua, koska kirjanpito ei ole pelkkää tulojen ja menojen kirjaamista. Sinun pitää opetella olennaisimmat asiat muun muassa arvonlisäverotuksesta ja verovähennyksistä, jos aiot tehdä kirjanpitoa itse. Kirjanpidon ulkoistettuasi sinun ei tarvitse painia myöskään arvonlisäveroilmoitusten tai toiminimen veroilmoituksen kimpussa.
  • Päätoimisen toiminimen kirjanpidon hinta on yleensä halvimmillaan noin 500 euroa vuodessa. Sivutoiminen yrittäjä, jolla on vähän liiketapahtumia, voi päästä vähemmälläkin. Toimiala ja yritystoiminnan laajuus vaikuttavat oleellisesti toiminimen kirjanpidon hintaan.
  • Huomioi, että kirjanpitoon ja verotuskäytäntöihin voi toimialastasi ja liiketoimintasi luonteesta riippuen sisältyä poikkeuksia. Tässä artikkelissa on käsitelty vain olennaisimpia perusasioita yksityisten elinkeinonharjoittajien kirjanpidosta.