Kirjanpitopalvelu vai perinteinen tilitoimisto toiminimelle tai pienelle yritykselle? Tässä ero

Edullinen kirjanpito pienyritykselle voi järjestyä sähköisen kirjanpitopalvelun avulla

Yksinyrittäjänä sinulla on nykyään useampia eri vaihtoehtoja kirjanpidon ulkoistamiseen, jos et halua tehdä kirjanpitoa täysin itsenäisesti Excelin tai kirjanpito-ohjelman avulla.

Tilitoimiston oma nimetty kirjanpitäjä on edelleen hyvä ja suosittu vaihtoehto, mutta viime vuosina markkinoille on ilmestynyt useampia verkossa toimivia sähköisiä kirjanpitopalveluita, jotka on suunniteltu toiminimille ja pienille osakeyhtiöille.

Tämän artikkelin luettuasi tiedät, miten sähköiset kirjanpitopalvelut eroavat perinteisestä tilitoimistomallista ja millaiseen liiketoimintaan ne parhaiten soveltuvat.

 

Mitä kirjanpitopalvelu tarkoittaa?

Sähköinen kirjanpitopalvelu tarkoittaa netissä toimivaa palvelua, joka yhdistää pienyrittäjän taloushallinnon rutiinit yhteen sähköiseen työkaluun, joka toimii niin tietokoneen nettiselaimessa kuin puhelimessa.

Taloushallinnon rutiinien yhdistäminen tarkoittaa suomeksi sitä, että voit yhdessä ja samassa sähköisessä palvelussa:

• lähettää laskut asiakkaillesi sähköpostilaskuna, verkkolaskuna tai paperilaskuna tulostuspalvelun kautta
• lisätä palveluun kuitit ja laskut omaan yritystoimintaasi liittyvistä ostoista
• tehdä matkalaskuja, jos teet työmatkoja esimerkiksi asiakkaiden luokse tai työmaille.

Jotkut sähköiset kirjanpitopalvelut ovat yhdistettävissä yritystiliin, jolloin voit myös seurata yrityksesi rahatilannetta ja maksaa toiminimelle tai osakeyhtiölle saapuvia laskuja suoraan palvelussa.

Kun sinä olet huolehtinut rutiineista eli laskujen lähettämisestä ja omien ostotositteiden lisäämisestä, taustalla kirjanpitopalvelun kirjanpitäjä tai kirjanpitotiimi huolehtii kirjanpidon muodostamisesta, Verohallinnolle tehtävistä ilmoituksista (arvonlisäveroilmoitukset ja veroilmoitus) sekä tilinpäätöksen tekemisestä.

Kirjanpitotiimi tarkoittaa käytännössä sitä, että sinulla ei ole henkilökohtaista, nimettyä kirjanpitäjää. Joissakin palveluissa voit kuitenkin valita sellaisen lisämaksusta.

Yleensä kirjanpitopalvelu tarjotaan pienyrittäjälle etukäteen sovittavalla kiinteällä hinnalla, mutta esimerkiksi tilinpäätös, osakeyhtiön yrittäjän palkanmaksu tai sovitun määrän yli menevät tositteet saatetaan veloittaa erikseen. Eroja palveluiden välillä kannattaa aina vertailla – tämän kappaleen palvelukuvaus on suuntaa antava.

Käytännössä kirjanpitopalvelu siis yhdistää yksin- ja pienyrittäjille suunnitellun helppokäyttöisen ohjelmiston ja ammattikirjanpitäjän palvelut samaan pakettiin kiinteällä kuukausimaksulla.

• Lue myös: Paljonko pienen yrityksen kirjanpito yleensä maksaa?

 

 

Miten sähköinen kirjanpitopalvelu eroaa siitä, että valitsisit henkilökohtaisen kirjanpitäjän tai perinteisen tilitoimiston?

Käytännössä ero on siinä, että kirjanpitopalvelussa koko taloushallinnon paletti hoidetaan yhdessä ja samassa sähköisessä ohjelmassa.

Jos valitset henkilökohtaisen kirjanpitäjän ja perinteisen tilitoimistomallin, voit usein itse valita, mitä laskutusohjelmaa käytät tai millä tavalla toimitat kuitit ja laskut ostoistasi kirjanpitäjälle.

Sinulla saattaa siis olla erillinen työkalu laskujen lähettämiseen ja kuittien toimittamiseen, ja tilitoimistossa kirjanpitäjä huolehtii kirjanpidon tekemisestä omalla ohjelmistollaan.

Sähköinen kirjanpitopalvelu yhdistää nämä toiminnot samaan verkon kautta toimivaan ohjelmaan, ja lähettämiesi laskujen ja palveluun lisäämiesi ostotositteiden perusteella kirjanpitotiimi huolehtii kirjanpidon muodostamisesta ja verottajalle lähetettävistä ilmoituksista.

Tilitoimisto saattaa tarjota myös molempia vaihtoehtoja, eli voit valintasi mukaan hyödyntää pienyrittäjälle suunniteltua sähköistä työkalua tai hoitaa laskutuksen ja tositteiden toimittamisen tilitoimistoon haluamallasi tavalla.

Monet kirjanpitäjät ottavat edelleen vastaan asiakkaiden tositteita paperisessa kirjekuoressa, josta tiedot siirretään manuaalisesti kirjanpito-ohjelmaan.

Kirjanpitäjän tai tilitoimiston kannalta on tietysti aina helpompaa, jos yrittäjän myynti- ja ostotositteet löytyvät sähköisessä muodossa samasta paikasta ja ne toimitetaan kirjanpitäjälle samalla tavalla. Tämä näkyy usein myös kirjanpidon hinnassa.

Esimerkkejä yksinyrittäjille ja pienille yrityksille tarkoitetuista sähköisistä kirjanpitopalveluista:

• Talenom One
• Ukko Yrittäjä
• OP Kevytyrittäjä

Kaksi ensin mainittua laskutus- ja kirjanpitopalvelua sopivat niin toiminimelle kuin pienelle osakeyhtiölle. OP Kevytyrittäjän y-tunnuksellinen versio sen sijaan on toiminimiyrittäjille suunnattu palvelu.

 

 

Milloin toiminimen tai pienen osakeyhtiön kirjanpito on mahdollista hoitaa kirjanpitopalvelun avulla?

Verkossa toimiva sähköinen laskutus- ja kirjanpitopalvelu voi olla hyvä valinta erityisesti, jos:

• olet yksinyrittäjä ja liiketoimintasi on kohtalaisen pienimuotoista (liikevaihto esimerkiksi 0-150 000 euroa)
• saat rahat asiakkailtasi pääasiassa laskuttamalla (et esimerkiksi pieninä käteis- ja korttimaksuina)
• myyt pääasiassa palveluita eli omaa asiantuntemustasi ja osaamistasi (etkä tavaroita)
• liiketoimintaasi ei ole sitoutunut isoa tuotevarastoa tai suurta määrää kalustoa tai kiinteistöjä
• et toimi sellaisella toimialalla, jonka kirjanpitoon ja verotukseen liittyy erityissäännöksiä (esim. sijoitustoiminta, maa- ja metsätalous, käytettyjen autojen kauppa)
• sinulla ei ole tarvetta tavata kirjanpitäjää kasvotusten, vaan riittää, että saat apua puhelimitse tai sähköpostilla.

Yllä luetellut esimerkit ovat viitteellisiä. Jos kirjanpitopalvelun sopivuus omaan yritystoimintaan mietityttää, käänny asiakaspalvelun puoleen.

Palveluiden välillä on eroja. Joissakin palveluissa voit halutessasi valita myös oman nimetyn kirjanpitäjän, mutta tämä voi vaikuttaa palvelun hintaan.

Milloin edullinen tilitoimisto ja ”perinteinen tapa” on parempi vaihtoehto?

Perinteinen tilitoimistomalli tai laskutus- ja kirjanpitopalvelun yhdistäminen osaksi kattavampaa pakettia on fiksua, jos yksi tai useampia ehto täyttyy:

• tarvitset vähäistä enemmän neuvontaa ja apua
• toimialaasi liittyy erityissäännöksiä, jotka vaativat erityisosaamista kirjanpitäjältä
• haluat, että sinulla on henkilökohtainen kirjanpitäjä tai nimetty yhteyshenkilö
• haluat itse vaikuttaa siihen, millä ohjelmalla lähetät laskut ja miten toimitat tositteet kirjanpitäjälle
• sinulla on useampia työntekijöitä tai olet lähitulevaisuudessa palkkaamassa sellaisia.

 

Mitä eroa on termeillä yrittäjän kirjanpito-ohjelma ja kirjanpitopalvelu?

Yrittäjän kirjanpito-ohjelmalla viitataan yleensä joko tietokoneelle ladattavaan tai selaimessa toimivaan ohjelmaan, jolla yrittäjä tekee kirjanpitonsa itse ilman kirjanpitäjän tai tilitoimiston apua.

Sähköisessä kirjanpitopalvelussa yrittäjä puolestaan lähettää nettiselaimessa tai puhelimessa toimivalla ohjelmalla laskut asiakkaille ja lisää ohjelmaan tositteet omista ostoistaan. Taustalla kirjanpitäjä tai palvelun kirjanpitotiimi huolehtii kirjanpidon tekemisestä, verottajalle lähtevistä ilmoituksista ja tilinpäätöksestä.

Tässä artikkelissa kirjanpitopalvelulla viitataan nimenomaan sähköiseen palveluun, jossa laskutus, ostotositteiden lisääminen ja kirjanpito hoituvat samassa ohjelmassa yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa.

 

Mitä kirjanpitopalvelun käyttäminen vaatii yrittäjältä?

Sähköiset kirjanpitopalvelut ovat helppokäyttöisiä ja suunniteltu yksin- ja pienyrittäjien tarpeisiin.

Jotta voit käyttää palvelua, sinun tulee pystyä lähettämään lasku palvelun kautta ja sitoutua lisäämään omat menotositteesi (kuitit ja laskut yritystoimintaa varten tekemistäsi ostoista) palveluun sähköisesti.

Mitään sen kummempaa erityisosaamista ei vaadita. Jos olet uusi yrittäjä, etkä ole ikinä tehnyt laskua, palvelu ohjaa sinua sen tekemisessä.