Pienen osakeyhtiön kirjanpito – tiedä ainakin nämä asiat ennen kuin teet sen itse

Pienen osakeyhtiön kirjanpito on tiettyjen ehtojen puitteissa mahdollista tehdä myös itse. Yleensä Oy:n kirjanpito kuitenkin ulkoistetaan kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle – tämän artikkelin luettuasi ymmärrät paremmin, miksi. Samalla vastaamme myös muihin useimmin kysyttyihin kysymyksiin, jotka liittyvät toimintansa aloittavan osakeyhtiön kirjanpitoon.

---

1. Missä tilanteissa osakeyhtiön kirjanpidon tekeminen itse voi olla perusteltua?

Ainakin suurimman osan seuraavista ehdoista olisi hyvä täyttyä, jos aiot tehdä osakeyhtiön kirjanpidon itse.

• yritystoimintasi on pienimuotoista
• tositteiden (myyntilaskut, kuitit jne.) määrä on vähäinen
• myynti- ja ostotapahtumat toistuvat pitkälti samankaltaisina kuukaudesta toiseen
• osaat vähintäänkin perusasiat kahdenkertaisesta kirjanpidosta, tilinpäätöksestä, arvonlisäverosta ja kirjanpitolaista
• et tarvitse kirjanpitoon tai verotukseen liittyvää neuvontaa, vaan pystyt ottamaan asioista selvää itse.

Edullisimmillaan yksinyrittäjän pieni osakeyhtiö saattaa maksaa ulkoistetusta kirjanpidosta, alv-ilmoituksista, osakeyhtiön veroilmoituksesta ja tilinpäätöksestä alle 1000 euroa vuodessa. Hieman yleisempi hintahaitari on kuitenkin 1000-2000 euroa.

Liiketapahtumien ja sitä kautta tositteiden määrä vaikuttaa yleensä olennaisesti kirjanpidon vuosikustannuksiin, joita käsittelemme tarkemmin hieman tuonnempana tässä artikkelissa.

Jos summa tuntuu suurelta, kannattaa pohtia osakeyhtiön sopivuutta omaan yritystoimintaan. Esimerkiksi toiminimiyrittäjänä kirjanpidon tekeminen itse on lähtökohtaisesti huomattavasti helpompaa, koska kirjanpidon voi tehdä yhdenkertaisena ja tilinpäätöstä ei tarvita.

Yksinkertaisimmillaan menot miinustetaan tuloista ja jäljelle jäänyt summa ilmoitetaan kerran vuodessa toiminimen veroilmoitukseen.

Lue myös:

• Toiminimi vai osakeyhtiö – kumpi on parempi pienyrittäjälle?
• Mitä osakeyhtiön perustaminen maksaa?

 

 

 

2. Mitä osakeyhtiön kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa?

Osakeyhtiön kirjanpito on lain mukaan tehtävä kahdenkertaisena. Se tarkoittaa, että jokaisesta liiketapahtumasta – eli tyypillisimmin myynnistä tai ostosta – tehdään merkintä vähintään kahdelle kirjanpidon tilille. Kirjauksista käy ilmi, mistä raha tulee ja minne se menee.

Kahdenkertaisen kirjanpidon ydintermejä ovat kredit ja debet, eli liiketapahtuma merkitään aina toisen tilin vasemmalle puolelle debetiin ja toisen tilin oikealle puolelle kreditiin. Molempien puolien on oltava tasan.

Debet todentaa, millaiseen tapahtumaan raha kohdistuu. Kredit kertoo, mistä raha on otettu.

Napataan esimerkki tilanteesta, jossa ostat pienelle osakeyhtiöllesi 1255 euron (1000€ + alv 25,5 %) maksavan mainoksen, jonka maksat yrityksen maksukortilla suoraan pankkitililtä.

Tili	Tapahtumaselite	Debet	Kredit
Markkinointikulut	Lehtimainos	1000	0
Ostojen vähennettävä alv	Lehtimainos	255	0
Pankkitili	Lehtimainos	0	1255

Raha on otettu pankkitililtä, ja se on kohdistunut markkinointikuluihin. Osa ostohinnasta (255€) on kuitenkin ostoon sisältyvää vähennettävää arvonlisäveroa.

Tilit voi määritellä itse, vaikka kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät lait asettavat toki niille omia reunaehtojaan.

Linkin takaa löytyvällä YouTube-videolla on neljän dian avulla selitetty seikkaperäisemmin, miten kahdenkertainen kirjanpito käytännössä toimii.

Pienen osakeyhtiön tilinpäätös muodostuu taseesta, tuloslaskelmasta ja liitetiedoista

Kahdenkertaisen kirjanpidon pohjalta muodostetaan tilinpäätös, joka on aina pakollinen pienellekin osakeyhtiölle. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja niiden liitetiedot. Toimintakertomusta ja rahoituslaskelmaa ei pieniltä osakeyhtiöiltä vaadita.

Tilinpäätös tarjoaa tietoa osakeyhtiön taloudellisesta tilanteesta ja kannattavuudesta niin omistajille kuin sidosryhmille. Pienen osakeyhtiön sidosryhmiä voivat olla esimerkiksi viranomaiset, asiakkaat, velkojat ja rahoittajat. Lisäksi tilinpäätös täyttää kirjanpito- ja verolainsäädännön mukaiset vaatimukset.

Tase kertoo osakeyhtiön varallisuudesta

Tase kertoo osakeyhtiön varat ja velat tiettynä pysäytettynä ajankohtana eli tyypillisimmin tilikauden päätöspäivänä. Tase koostuu vastaavaa- ja vastattavaa-puolista. Vastaavaa-puoli listaa varat ja vastattavaa-puoli sen, mistä varat ovat peräisin.

Jos osakeyhtiö ottaa pankista 100 000 euroa lainaa, kyseinen omaisuuserä löytyy vastaavaa-puolelta kohdasta Rahat ja pankkisaamiset. Vastattavaa-puolella vastaava summa menee Vieras pääoma -kohtaan. Vastaavaa- ja vastattavaa-puoliskojen summien tulee olla samansuuruiset.

Osakeyhtiön varallisuus eli vastaavaa-puoli voi koostua esimerkiksi myyntisaamisista, sijoituksista, yhtiön omistamista koneista ja kalustoista sekä kiinteistöistä. Vastattavaa-puoli puolestaan osoittaa, paljonko yhtiöllä on omaa ja vierasta pääomaa.

Taseen kaavan voit katsoa kirjanpitoasetuksesta.

Tuloslaskelma kertoo osakeyhtiön tekemästä tuloksesta

Tuloslaskelma kertoo osakeyhtiön tulot ja menot tilikauden aikana. Useimmilla osakeyhtiöillä tilikausi on kalenterivuosi. Tuloslaskelmasta näet, tekikö osakeyhtiö voittoa vai tappiota ja millaisista tuloista ja menoista tulos syntyi.

Tuloslaskelman kaava on nähtävillä kirjanpitoasetuksessa.

Olennaisimpia tuloslaskelman tulkintaan liittyviä termejä ovat:

• Liikevaihto eli osakeyhtiön saamat tulot tuotteiden tai palveluiden myynnistä ilman arvonlisäveron osuutta.
• Liiketulos eli osakeyhtiön varsinaisen liiketoiminnan tulos, kun liikevaihdosta on miinustettu liiketoiminnan kulut. Plussalle jäävä tulos on liikevoittoa ja tappiollisesta tuloksesta puhutaan liiketappiona.
• Tilikauden tulos on selvillä, kun myös rahoituskulut (esimerkiksi yrityslainan korkokulut) ja mahdollisesta voitosta maksettu yhteisövero on huomioitu. Käytännössä tilikauden tulos siis kertoo, mitä jäi niin sanotusti viivan alle. Tilikauden tulos voidaan jakaa osakeyhtiön omistajille tai se voidaan sijoittaa yhtiön toimintaan tulevina vuosina.

Pienellä osakeyhtiöllä voi olla myös sellaisia tuottoja, jotka eivät suoraan liity yrityksen varsinaiseen liiketoimintaan. Tällaiset tuotot (esimerkiksi tuet tai satunnaiset vuokratuotot) voidaan tuloslaskelmassa kirjata kohtaan Liiketoiminnan muut tuotot, eivätkä ne ole osa liikevaihtoa. Tämä mahdollistaa myös sellaisen tilanteen, jossa yhtiön tulos on isompi kuin liikevaihto.

Osakeyhtiön kirjanpidon ja tilinpäätöksen pohjalta yhtiölle laaditaan vuosittain veroilmoitus. Näin varmistutaan siitä, että Verohallinto saa oikeat ja asianmukaiset tiedot yhtiön verotettavasta tuloksesta ja maksettavista veroista.

Oy:n veroilmoitus tulee antaa neljän kuukauden kuluessa siitä, kun tilikauden viimeinen kalenterikuukausi on päättynyt. Jos tilikausi päättyy vuoden viimeisenä päivänä, osakeyhtiön veroilmoitus tulee jättää viimeistään 30.4.

 

3. Mitä asioita on hyvä ymmärtää, jos aikoo tehdä kirjanpidon itse?

Kirjanpidon ammattilaisesta on apua monissa muissakin kuin suoraan kirjanpitoon liittyvissä kysymyksissä. Pienen osakeyhtiön yrittäjänä saatat joutua liiketoimintasi alkuvaiheessa pohtimaan esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

• Lähetät laskun ulkomaille toiseen EU-maahan. Miten arvonlisäveron kanssa toimitaan, ja mitä tarkoittaa arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus?
• Käyt asiakkaasi kanssa myöhäisellä lounaalla. Onko kyseessä edustus- vai neuvottelukulu ja miten asia vaikuttaa kulujen vähennysoikeuteen?
• Ostit kannettavan tietokoneen kolme kuukautta ennen osakeyhtiön perustamista ja käytät sitä yritystoiminnassasi. Voiko tietokoneen merkitä kirjanpitoon yrityksen kuluksi?
• Paljonko osakeyhtiöstä kannattaa nostaa palkkaa, jos tulosta syntyy ja haluat optimoida verorasitusta? Entä miten palkka itselle ylipäätään maksetaan ja mitä sivukuluja yrittäjän palkkaan liittyy?
• Kannattaako YEL-vakuutusmaksut vähentää osakeyhtiön kuluna vai henkilökohtaisella veroilmoituksella?
• Miksi kilometrikorvaukset ja päivärahat kannattaa aina hakea talteen, jos teet työmatkoja asiakkaiden luokse tai työmaille?

Vastaavia esimerkkejä keksisi helposti kymmenittäin lisää. Kirjanpitäjälle edellä mainitut kysymykset ovat peruskauraa, mutta itse joudut vähintäänkin käyttämään jonkin verran aikaa asioiden selvittämiseen, jos aiot tehdä pienen osakeyhtiön kirjanpidon itse.

Osakeyhtiön kirjanpito tulee laatia oikein, ja jälkikäteen tehtävät oikaisut voivat olla työläitä ja kalliita. Ammattimainen kirjanpitäjä tuntee verotukseen ja kirjanpitoon liittyvät lait ja asetukset paremmin kuin sinä. Asia korostuu, jos toimialaasi liittyy erityissäännöksiä.

 

4.  Paljonko kirjanpidon ulkoistaminen maksaa?

Vastaus lyhyesti: Pienen osakeyhtiön kirjanpidon hinta riippuu pitkälti tositteiden määrästä, tilitoimiston hinnoittelumallista ja yrityksen toimialasta sekä sen mahdollisesti vaatimasta erityisosaamisesta. Tavanomainen hinta on 100-250 euroa kuukaudessa, mutta hintahaitari on varsin laaja. Tilinpäätös ja veroilmoitus mukaan laskettuna kirjanpidon kulut vuodessa ovat usein noin 1000-2500 euroa vuodessa.

Pöytälaatikkoyhtiö tai alle 10 vuosittaisen tositteen passiivinen osakeyhtiö voi toki saada kirjanpidon reilusti halvemmalla.

• Lue aiheesta kattavammin: Osakeyhtiön kirjanpidon hinta – 8 asiaa, jotka vaikuttavat kuluihin

 

 

Auta kirjanpitäjää

Kun ulkoistat osakeyhtiön kirjanpidon, voit yleensä vaikuttaa sen hintaan itse huolehtimalla seuraavista asioista:

• Sovi kirjanpitäjän kanssa tarkasti, miten ja milloin toimitat yrityksesi tositteet, kuten myynti- ja ostolaskut sekä kuitit kirjanpitoon. Noudata aikamääreitä, sillä esimerkiksi myöhässä annetuista alv-ilmoituksista aiheutuu sanktiomaksuja Verohallinnolta.
• Suosi sähköistä kirjanpitoa. Yksinyrittäjillekin on nykyään tarjolla helppoja ohjelmistoja, joiden kautta voit lähettää laskut asiakkaille ja lisätä palveluun kuitit ja ostolaskut sähköisesti. Pienelle yritykselle suunniteltuun kirjanpitopalveluun on usein mahdollista yhdistää yrityksen pankkitili, jolloin myös laskujen maksaminen onnistuu samassa palvelussa. Tämä vähentää kirjanpitäjän manuaalista työtä verrattuna siihen, että toimittaisit tositteita kirjekuoressa tai sähköpostin liitetiedostoina.

Sovi aina tarkasti työnjaosta kirjanpitäjän tai tilitoimiston kanssa ja katso hinnasto tarkasti läpi. Näin varmistut siitä, mitä ostamaasi kirjanpidon pakettiin sisältyy ja mistä maksetaan erikseen. Esimerkiksi osakeyhtiön tilinpäätös ja veroilmoitus laskutetaan usein erikseen, mutta se voi myös sisältyä kiinteään kuukausihintaan.

Myös neuvonnasta puhuttaessa kannattaa varmistaa, mikä lasketaan niin sanotuksi tavanomaiseksi neuvonnaksi ja millaiset asiantuntijapalvelut laskutetaan lisätöinä. Halpaan kuukausihintaan ei yleensä voi olettaa sisältyvän valtavaa määrää yksityiskohtaista veroneuvontaa.

 

5. Tarvitseeko pieni osakeyhtiö tilintarkastusta?

Pieneltä osakeyhtiöltä ei yleensä vaadita tilintarkastusta. Tilintarkastus ei lain mukaan ole pakollinen, jos sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista ehdoista:

• taseen loppusumma yli 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto yli 200 000 euroa
• yhtiön palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Poikkeus kuitenkin syntyy tilanteissa, joissa osakeyhtiön pääasiallinen toimiala on arvopaperikauppa. Tällöin tilintarkastus on pakollinen, vaikka edellä mainitut ehdot eivät täyttyisi.

Tilintarkastus kannattaa tehdä myös silloin, jos olet lähiaikoina hakemassa rahoitusta tai solmimassa sopimuksia, joilla on merkittävää taloudellista arvoa. Rahoittaja tai kauppakumppani saattaa tällaisissa tilanteissa vaatia tilintarkastuksen teettämistä.

Edullisimmillaan pienen osakeyhtiön tilintarkastuksen hinta on tavanomaisesti noin 500 euroa. Toimialasta, kirjanpitoaineiston sähköisyysasteesta sekä yritystoiminnan laajuudesta ja monimutkaisuudesta riippuen hinta voi kuitenkin helposti kohota 1000-2000 euroon.